Umgang mit privaten Daten

Mit personenbezogenen Daten von Mitgliedern, Kindern, Jugendlichen, Eltern und Mitarbeitenden wird sensibel und vertraulich umgegangen. Dazu zählen insbesondere Namen, Kontaktdaten, Geburtsdaten, Gesundheitsinformationen, Schwimmabzeichen, Qualifikationen sowie Informationen aus Gesprächen oder Beschwerden.

Eine Weitergabe von Informationen erfolgt nur, wenn sie für den Trainings-, Wettkampf- oder Organisationsbetrieb notwendig ist. Dabei gilt: So wenig Daten wie möglich, so viele wie nötig. Sensible Informationen werden nicht über private Kanäle weitergegeben. Zuständigkeiten für Daten, Qualifikationsnachweise, Führungszeugnisse und Schulungsnachweise werden klar festgelegt und transparent dokumentiert.

Film- und Fotoaufnahmen

In Umkleiden, Duschen und sensiblen Bereichen besteht ein grundsätzliches Foto- und Filmverbot. Foto- und Videoaufnahmen im Trainings- oder Wettkampfbetrieb sind nur erlaubt, wenn sie einem klaren Zweck dienen, z. B. Öffentlichkeitsarbeit, Dokumentation oder sportliche Analyse und die Personen, die zu sehen sind, den Aufnahmen zugestimmt haben.

Vor der Veröffentlichung von Bildern wird geprüft, ob eine gültige Einverständniserklärung vorliegt. Bei Minderjährigen ist die Zustimmung der Erziehungsberechtigten erforderlich. Bilder werden vor Veröffentlichung durch eine verantwortliche Person geprüft. Es dürfen keine bloßstellenden, entwürdigenden, mehrdeutigen oder unangemessenen Situationen veröffentlicht werden. Dies gilt für Homepage, Presse, soziale Medien und Messengergruppen. Bei Siegerehrungen oder in ähnlichen Situationen ist auf Grund von möglichen Fotoaufnahmen mind. ein T-Shirts zu tragen.

Mediengruppen, WhatsApp und soziale Medien

Vereinsbezogene Kommunikationsgruppen dienen ausschließlich der Organisation des Trainings-, Wettkampf- und Vereinsbetriebs. Die Kommunikation erfolgt sachlich, wertschätzend und transparent. Einzelchats zwischen Übungsleitenden und minderjährigen Sportler*innen sind zu vermeiden. Informationen an Kinder und Jugendliche werden möglichst über offizielle Gruppen oder über die Eltern kommuniziert. Unangemessene Nachrichten, beleidigende Kommentare, Mobbing, Bloßstellungen oder das ungefragte Weiterleiten von Bildern und persönlichen Informationen sind untersagt.

Für jede Gruppe ist zu klären, wer verantwortlich ist, welche Inhalte erlaubt sind und an wen sich Mitglieder bei Problemen wenden können.

Umkleidesituation

Umkleiden sind besonders sensible Räume. Übungsleitende, Trainer:innen und Betreuende betreten Umkleiden nur, wenn dies aus organisatorischen oder sicherheitsrelevanten Gründen notwendig ist. In solchen Fällen wird vorher angeklopft und die Situation transparent angekündigt.

Eltern betreten Umkleiden nur in begründeten Ausnahmefällen, z. B. bei sehr jungen Kindern, bei Unterstützungsbedarf oder bei Menschen mit Beeinträchtigungen. Kinder und Jugendliche sollen grundsätzlich altersangemessen zur Selbstständigkeit beim Umziehen angeleitet werden.

Situationen, in denen Übungsleitende, Trainer:innen und Betreuende alleine mit einzelnen Teilnehmenden in Umkleiden oder ähnlichen Räumen sind, sind in höchstem Maße zu vermeiden.

Bei unübersichtlichen Umkleidesituationen, gemeinsamer Hallennutzung oder Überschneidungen mit anderen Vereinen werden klare Bereiche und Zuständigkeiten festgelegt.

Duschsituation

Kinder und Jugendliche duschen grundsätzlich selbstständig und in angemessener Bade- bzw. Duschbekleidung, sofern dies aufgrund der räumlichen Situation erforderlich ist. Übungsleitende und Trainer:innen duschen nicht gemeinsam mit Teilnehmenden.

Eine Begleitung durch Übungsleitende erfolgt nur, wenn dies aus Sicherheits- oder Aufsichtsgründen notwendig ist. Dabei wird auf größtmögliche Distanz, Transparenz und Wahrung der Intimsphäre geachtet.

Körperkontakt und Hilfestellungen

Körperkontakt kann im Schwimmsport und bei Hilfestellungen, insbesondere in Anfängerkursen, notwendig sein, wird aber auf das fachlich notwendige Maß beschränkt. Es gilt der Grundsatz: so viel wie nötig, so wenig wie möglich. Hilfestellungen werden vorher angekündigt und erklärt. Soweit möglich, wird das Einverständnis der Sportler:innen eingeholt. Körperliche Unterstützung erfolgt sachlich, respektvoll und ohne Berührung intimer Körperbereiche. Grenzen der Kinder und Jugendlichen sind jederzeit zu respektieren.

In Not- und Rettungssituationen hat die Sicherheit Vorrang. Auch danach ist transparent zu erklären, warum ein Eingreifen notwendig war.

Einzelgespräche und 1:1-Situationen

Einzelgespräche, Beratungen oder besondere Trainingssituationen werden möglichst offen, transparent und mit Zugangsmöglichkeiten für Dritte geführt. Türen bleiben geöffnet oder die Gespräche finden in einsehbaren Bereichen statt.

1:1-Situationen zwischen Übungsleitenden und Kindern oder Jugendlichen sind zu vermeiden. Wenn sie nicht vermeidbar sind, werden sie vorher oder nachher transparent gemacht, z. B. gegenüber einer weiteren verantwortlichen Person oder den Eltern.

Fahrgemeinschaften und Begleitungen

Fahrgemeinschaften zu Trainings, Wettkämpfen oder Veranstaltungen werden transparent organisiert. 1:1-Situationen zwischen Übungsleitenden und minderjährigen Sportler:innen in Fahrzeugen sind grundsätzlich zu vermeiden.

Wenn eine Einzelmitnahme sich nicht vermeiden lässt, wird dies vorher mit den Eltern abgestimmt und gegenüber einer verantwortlichen Person dokumentiert. Beginn und Ende der Fahrt sollen transparent kommuniziert werden. Treffpunkte, Abfahrtszeiten und Zuständigkeiten werden vorab klar bekanntgegeben.

Fahrten, Wettkämpfe, Übernachtungen und Veranstaltungen

Bei Wettkämpfen, Trainingslagern, Auswärtsfahrten und Großveranstaltungen werden Zuständigkeiten, Aufsichtspflichten, Ansprechpersonen und Notfallwege vorab festgelegt. Es werden Anwesenheitslisten geführt.

Unterbringungen erfolgen alters- und geschlechterangemessen. Übernachtungen im privaten Bereich von Übungsleitenden, Trainer:innen oder Betreuenden sind ausgeschlossen. Bei Veranstaltungen mit Zuschauenden, Presse, Fotograf:innen oder anderen Vereinen gelten dieselben Schutzregeln wie im regulären Vereinsbetrieb.

Vor Wettkämpfen werden Eltern, Sportler:innen und Betreuende über Ablauf, Treffpunkte, Regeln und Ansprechpersonen informiert. 

Eltern und Begleitpersonen

Eltern und Begleitpersonen sind wichtige Partner:innen im Vereinsleben. Gleichzeitig können durch Einmischung, übermäßigen Leistungsdruck oder Konflikte Risiken entstehen.

Eltern respektieren die Entscheidungen der Trainerinnen und Übungsleitenden während des Trainings und der Wettkämpfe. Kritik oder Sorgen werden sachlich und außerhalb der unmittelbaren Trainings- oder Wettkampfsituation angesprochen. Beleidigungen, Druck auf Kinder, aggressives Verhalten oder abwertende Kommentare gegenüber Sportler:innen, Trainer:innen, Kampfrichter:innen oder anderen Eltern des eigenen oder anderer Vereine werden nicht toleriert.

Eltern erhalten transparente Informationen über Abläufe, Regeln und Beschwerdewege. Sie dazu auch Kapitel 7.

Kommunikation und Fehlerkultur

Im Verein wird ein respektvoller, wertschätzender und grenzachtender Umgang gepflegt. Abwertende, sexualisierte, beleidigende, rassistische oder diskriminierende Sprache ist untersagt.

Fehler, Unsicherheiten und Beschwerden werden offen und sachlich besprochen. Ziel ist nicht Schuldzuweisung, sondern Schutz, Klärung und Verbesserung. Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, bei Grenzverletzungen hinzusehen und angemessen zu reagieren.

Entscheidungswege, Zuständigkeiten und Kommunikationswege werden transparent gemacht, z. B. über Homepage, Handouts, Aushänge oder interne Übersichten.

Qualifikation, Führungszeugnis und Sensibilisierung

Alle Mitarbeitenden, Übungsleitenden und Trainer:innen, die mit Kindern und Jugendlichen arbeiten, müssen ihre persönliche und fachliche Eignung nachweisen. Dazu gehören je nach Aufgabe Qualifikationen, Schulungen, Rettungsfähigkeit, Erste-Hilfe-Nachweise, Führungszeugnis und die Anerkennung eines Ehrenkodex.

Neue Mitarbeitende werden vor oder zu Beginn ihrer Tätigkeit über Schutzkonzept, Verhaltensregeln, Zuständigkeiten und Beschwerdewege informiert. Schulungen zur Prävention interpersoneller Gewalt werden regelmäßig aufgefrischt.
Es wird eine Übersicht über vorhandene und fehlende Qualifikationen geführt, damit Zuständigkeiten und Anforderungen stets transparent sind.

Partizipation und Beschwerdemanagement

Kinder, Jugendliche, Eltern, Sportler*innen und Mitarbeitende müssen wissen, an wen sie sich bei Fragen, Sorgen, Beschwerden oder Beobachtungen wenden können. Die Ansprechpersonen werden sichtbar bekannt gemacht, z. B. auf der Homepage, in Informationsmaterialien und bei Veranstaltungen.

Beschwerden und Beobachtungen werden ernst genommen, vertraulich behandelt und sachlich dokumentiert. Betroffene Personen werden nicht gedrängt, sondern altersangemessen beteiligt. Hinweise werden nicht bagatellisiert. Bei Verdachtsfällen wird nicht eigenständig ermittelt, sondern nach dem festgelegten Interventionsweg gehandelt.

Konsequenzen bei Regelverstößen

Verstöße gegen die Verhaltensregeln werden nicht ignoriert. Je nach Schwere des Verstoßes können Gespräche, Ermahnungen, Auflagen, Ausschluss von Aufgaben, Entbindung aus Verantwortung, Meldung an zuständige Stellen oder weitere rechtliche Schritte folgen.

Der Schutz der betroffenen Person steht immer im Vordergrund. Gleichzeitig werden Vorgänge sachlich dokumentiert und Verfahrensschritte transparent mit den zuständigen Personen abgestimmt.

Netzwerkarbeit und Nachhaltigkeit

Der Verein arbeitet mit externen Fachstellen, Sportbünden, Jugendamt oder Beratungsstellen zusammen, wenn dies zur Prävention, Beratung oder Intervention notwendig ist. Informationen zu Hilfsangeboten werden regelmäßig aktualisiert und für Mitglieder zugänglich gemacht.

Das Schutzkonzept wird nicht als abgeschlossen verstanden, sondern regelmäßig überprüft und weiterentwickelt. Ergebnisse aus Risikoanalysen, Beschwerden, Schulungen und Erfahrungen aus dem Vereinsalltag fließen in die Fortschreibung ein.